이메일 포워딩#

거래처가 이미 쓰고 있는 주문 이메일 주소가 있다면, 처음부터 새 주소를 안내하지 않아도 됩니다.

기존 주문 메일함으로 들어온 발주를 스택큐브 수신 주소로 함께 보내고, 발주목록에서 거래처·품목·수량·첨부파일이 어떻게 정리되는지 먼저 확인하세요. 거래처의 주문 습관은 그대로 두고, 내부 확인 화면만 먼저 바꿔볼 수 있습니다.

최근 발주 메일 5건만 먼저 넣어보기#

자동 전달을 켜기 전에 최근 발주 메일 몇 건만 먼저 넣어보세요. 보통 5건이면 1차 판단에는 충분합니다.

단계	확인할 내용
메일 고르기	본문 주문, 엑셀 첨부, PDF 첨부, 수정본, 거래처명이 애매한 메일을 섞습니다.
그대로 전달하기	제목을 바꾸지 말고 원본 메일과 첨부파일이 유지되게 보냅니다.
인입 내역 보기	발신자, 원문 내용, 첨부파일, 처리 상태가 남는지 확인합니다.
발주목록 보기	거래처, 품목, 수량, 단가 후보가 검토 가능한지 확인합니다.
예외 적어두기	매칭되지 않은 거래처, 애매한 품목명, 중복으로 보이는 메일을 기록합니다.

여기서 볼 것은 완전 자동 승인이 아닙니다. 담당자가 메일함을 다시 뒤지지 않고 한 화면에서 확인할 수 있는지가 기준입니다.

자동 전달은 개인 메일함보다 공용 주문 메일함에 설정하는 편이 안정적입니다.

개인 담당자 메일함을 자동 전달 대상으로 쓰는 것은 피하는 편이 좋습니다. 담당자가 바뀌거나 휴가 중일 때 운영 기준이 흔들릴 수 있습니다.

처음부터 모든 메일을 자동 전달하기 어렵다면 CC 방식으로 시작하세요.

반복 주문이 많고 발주서 양식이 비교적 일정한 거래처 몇 곳에만 스택큐브 수신 주소를 참조로 넣어달라고 안내합니다. 거래처 안내는 조금 필요하지만, 시작 범위를 작게 유지할 수 있습니다.

CC 테스트 중에는 아래 항목을 확인합니다.

이미 받은 메일이나 테스트용 원문은 발주목록의 수동 등록에서 수동 이메일 탭으로 넣을 수 있습니다. 이메일 본문을 붙여넣고 첨부파일을 추가하면 일반 이메일 발주와 같은 검토 큐에 남습니다.

수동 등록은 장기 운영 방식으로는 번거롭지만, 처음 확인해보기에는 충분합니다. 거래처 안내나 메일함 설정 변경 없이 실제 발주서 처리 흐름을 볼 수 있습니다.

이메일 발주는 수정본과 재전송이 자주 발생합니다. 자동 전달을 켜기 전에 아래 기준을 팀 안에서 맞추세요.

상황	권장 처리
같은 발주서가 두 번 들어옴	원본 메일 시간과 첨부파일명을 보고 하나만 확정합니다.
수정본 메일이 뒤늦게 옴	기존 주문은 보류하고 수정본만 확정합니다.
자동 전달과 직접 전달이 겹침	자동 전달 메일을 기준으로 두고 직접 전달은 테스트 기간에만 사용합니다.
거래처명이 발신자만으로 애매함	거래처 후보를 확인한 뒤 확정하고, 반복 발신자는 거래처 프로필에 추가합니다.

메일이 도착했다고 주문이 바로 확정되는 구조는 피하세요. 도착은 접수이고, 담당자가 품목·수량·단가를 확인한 뒤에야 확정입니다.

아래 조건이 맞으면 자동 전달로 넓혀도 됩니다.

거래처명이나 품목명이 자주 애매하다면 자동 전달보다 거래처·품목 기준을 먼저 정리하세요.