이메일 발주#

이메일은 거래처가 기존 방식 그대로 발주할 수 있어 첫 채널로 적합합니다. 스택큐브는 이메일 본문과 첨부파일을 주문 후보로 변환합니다.

이메일 발주 흐름#

이메일 발주는 전용 수신 주소로 들어온 메일을 인입 내역에 남긴 뒤, 거래처와 품목을 매칭해 발주목록의 승인대기 주문 후보로 만드는 흐름입니다.

승인은 자동으로 처리되지 않습니다. 이메일 발주는 주문 후보를 만드는 채널이고, 검토자는 발주목록에서 거래처, 품목, 수량, 단가, 중복 여부를 확인한 뒤 승인합니다.

스택큐브는 아래 내용을 처리할 수 있습니다.

거래처가 반드시 스택큐브 주소로만 새 메일을 보내야 하는 것은 아닙니다. 기존 업무 흐름에 맞게 아래 방식 중 하나를 선택할 수 있습니다.

방식	사용 예
직접 발송	거래처가 발주 수신 주소를 받는 사람에 넣고 바로 발주합니다.
CC 추가	거래처가 기존 담당자에게 보내던 발주 메일에 스택큐브 주소를 참조로 넣습니다.
받은 메일 전달	운영팀이 이미 받은 발주 메일을 스택큐브 주소로 전달합니다.
자동 포워딩	기존 주문 메일함에서 스택큐브 주소로 자동 전달 규칙을 설정합니다.
기존 메일함 연동	스택큐브가 기존 메일함을 주기적으로 읽어 인입 내역으로 접수합니다.

처음 도입할 때는 CC 추가나 자동 포워딩이 가장 부담이 적습니다. 거래처는 기존 담당자에게 계속 발주하고, 스택큐브는 같은 메일을 받아 검토 큐를 만들 수 있습니다.

수동 전달도 가능하지만 전달자가 운영팀 이메일이 되면 거래처 자동 매칭이 바로 되지 않을 수 있습니다. 이 경우 인입 내역과 발주목록에서 거래처 매칭을 확인하고, 반복되는 발신자는 거래처 이메일 정보에 추가하세요.

자동 포워딩을 설정할 때는 원본 제목, 본문, 첨부파일이 유지되는지 테스트하세요. 메일 시스템에 따라 전달 흔적이 다르게 남을 수 있으므로 첫 며칠은 인입 내역에서 원본 발신자와 생성된 주문을 함께 확인합니다.

기존 주문 메일함을 유지한 채 시작하려면 이메일 포워딩을 먼저 확인하세요.

기존 메일함을 직접 읽어야 한다면 발주채널 설정에서 메일 제공자, 이메일 주소, 사용자명, 앱 비밀번호, IMAP 호스트, 포트, 폴더, 동기화 주기를 입력합니다. 연결 후 동기화를 실행해 인입 내역에 테스트 메일이 들어오는지 확인하세요.

자세한 연결 항목은 발주채널 설정과 인입 내역을 참고하세요.

이메일 발주는 보통 발신자 이메일로 거래처를 찾습니다. 거래처 관리에서 담당자 Email이나 발주에 쓰는 이메일 주소를 관리해두면 매칭 정확도가 올라갑니다.

아래 경우에는 검토가 필요합니다.

알 수 없는 발신자는 주문으로 바로 확정하지 말고 인입 내역과 발주목록에서 거래처를 확인하세요. 반복되는 정상 발신자는 거래처 프로필에 추가해 다음부터 자동 매칭되게 만듭니다.

이미 받은 메일이나 테스트용 원문은 발주목록의 수동 등록에서 수동 이메일 탭으로 넣을 수 있습니다. 이메일 본문을 붙여넣고 첨부파일을 추가하면 일반 이메일 발주와 같은 검토 큐에 남길 수 있습니다.

알 수 없는 발신자, 새로운 첨부 양식, 중복으로 보이는 이메일, 기본 품목 단가나 거래처 등급 규칙과 다른 가격은 검토가 필요합니다.

처음에는 기존 프로세스를 유지한 채 실제 발주 메일을 CC 또는 자동 포워딩으로 함께 넣어 검증합니다. 검토 흐름이 안정되면 스택큐브를 기본 접수 화면으로 사용합니다.

도입 첫 주에는 매일 인입 내역을 확인해 누락된 발신자, 잘못 매칭된 거래처, 반복되는 첨부 양식을 정리하세요. 이메일 발주는 거래처 업무 방식을 크게 바꾸지 않는 대신, 초기에 발신자와 카탈로그 기준을 잘 정리해야 안정됩니다.